信盟行政中心
常用工作流程介绍（印章、证照、差旅、快递、文具及日用品管理流程）
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- 印章
- 常用工作流程介绍
- 行政中心
- Step1：用印需求人通过OA系统流程《XZGL007-用印申请流程》上传用印资料电子档，提交用印申请审批流程；Step2：印章管理员收到OA用印申请流程，进行审核用印；用印使用要求： 内部使用原则上只能由印章保管人从已完成审批的OA系统中把所附用印资料打出来，根据邮件中所列用印要求进行用印（工资等保密资料除外），印章管理员对用印的地方进行拍照/黑白复印留底 外带使用待审批后由印章管理员携章一起和用章申请人外出办理相关业务，用印后需带回用印资料复印件或清晰的照片交由印章保管人纳入用印台账管理资料中。如若印章保管人因客观情况不能随行监督用印的，携章外出人员应在行政部填写印章外带责任书后并同时至少由2名人员陪同外出，用印后需带回用印资料。
- 印章使用流程
- Step3：用印后确认 用印需求人员为本职场员工：由需求人员在《印章使用登记表》上签字确认。 用印需求人员为非本职场员工（仅限财务、采购、法务部同事，其他部门可以邮件形式委托同部门本职场同事代为办理），由印章管理员把用印资料发邮件给需求人确认，确认后，由印章管理员在《印章使用登记表》上代需求人员签字确认（同时把用印确认邮件电子存档）。Step4：行政部每月月底将台账汇总归档，并上传至公盘。
- 印章使用流程
- Step1：印章管理人员负责到相关机关备案并到指定地点刻制，各类印章的形体、规格、材质、格式等应符合国家有关规定，并于各城市工商局备案；Step2：新印章在行政部《印章保管登记表》留样保存；Step3：行政部下发新印章启用通知，并在《印章启用、交接登记表》登记后方可启用。【备注】：1、印章需放入保险柜中由两人保管（一人保管钥匙，一人保管密码），用印过程中由此两人同时在场进行用印；2、如印章管理员需要用印，则由同部门其他同事提交用印申请；3、如需申请盖有印章的营业执照复印件，需在填写页面注明所需XX职场营业执照复印件，则无需另外再申请《营业执照流程》。
- 印章刻制流程
- Step1：需求人员通过OA《XZGL008-营业执照流程》 提交申请；Step2：审批完成后营业执照保管人员收到申请后，需求人员在《营业执照使用登记表》上签字领取营业执照；Step3：业务办理完成后需求人员归还营业执照。【备注】：1、 如需要原件必须由保管人同行，如若保管人因客观情况不能随行监督使用的，携照外出人员应在行政部填写《营业执照外带责任书》后并同时至少由1名人员陪同外出，使用完毕需带回；2、 复印件借出时，营业执照保管人需在复印件上盖“再次复印无效”字样；3、 电子档借出时，营业执照保管人需在其上加一水印，字样为“仅供****使用”。
- 营业执照管理流程
- Step1：需求人员提交OA《XZGL001-出差申请流程》，由领导审批后流转至相关职场行政部；注意事项：需确保提交的出差信息正确，需在出发前三天完成审批，所有酒店、机票的预订需经行政部统一预订，严禁员工在没有已审批的出差申请的情况下或不根据已审批的出差申请的要求预订酒店、机票、火车票（自购）等Step2：行政部接收OA流程，根据信息进行酒店、机票预订，并制作临时工牌（机票、酒店预订由目的地城市的行政人员预订，如目的地城市差旅机制不完善，则由出发地城市的行政人员负责预订）；注意事项： 如需预定机票，则通过携程企业商旅提交订票申请（预定早上9点前，19点后的经济舱机票），如需预定酒店，出差目的地有协议酒店的，优先订协议酒店；出差目的地无协议酒店/协议酒店无房间，通过携程企业商旅预订酒店，如入住条件可以满足两人共享一个标间的，应本着成本节省的原则入住标间Step3：机票、酒店预订完成后，邮件书面回复预订情况。
- 差旅预订流程
- Step1：根据公司差旅制度的要求，需求人需在OA上完成退改签审批流程；注意事项：需确保提交的出差改签信息正确，需在出发前三天完成审批，所有酒店、机票的预订需经行政部统一预订，严禁员工私自改签。Step2：行政部收到退改签审批流程、操作退改签，并邮件回复退改签情况。注意事项：原则上退改签所产生的票面以外的费用，需个人承担。
- 差旅退、改签流程
- Step1：需求人员将整理好的需邮寄（到付）的资料/物品拿到行政部，在《快递登记表》上进行信息登记（需写明详细的收件人姓名、电话、地址以及公司名称）；Step2：行政部对需求人员的邮寄（到付）资料进行检查，确保为公司文件/物品；Step3：行政部根据需求人员的信息填写快递单，行政部联系快递收件员上门取件；Step4：行政部进行台账登记；Step5：行政部每月月底将台账汇总归档并将电子档案上传至公盘。【备注】：如行政部快递经办人需要邮寄，则由行政部快递监督人签字确认。
- 快递收、发流程
- Step1：每月各部门根据实际需求申请办公用品，各部门申领需求经部门负责人签字审批后交由行政部进行汇总、评估（本着成本合理节省的原则对需求进行沟通、评估）；Step2：行政部对仓库文具、日用品进行盘点，汇总采购需求，将采购需求及上月办公文具、日用品台账邮件发送至领导（Merry）查阅；Step3：通过OA《CWGL016-新京东采购流程》提交采购申请；Step4：跟进采购进度；Step5：收到物品后进行清点，确认无误后入库，并计入台账；
- 办公文具、日用品管理流程
- Step6：根据需求领用办公用品，领用原则如下： A类：A类物品为常用耗品，每个月各部门相关负责人提交《文件申请领用表》进行申领（该类用品仅职能部门人员与业务部组长及以上人员申领，每人每月仅能申请1件/项，新入职员工由HR部门负责申请领用（1支笔、1本笔记本/人）； B类：B类物品为可回收利用物品，业务部门组长及以上人员以及职能部门人员个人实名制从行政部填写《ABCDE类物品领用登记表》领取，如坏了以旧换新，员工离职时需归还，如丢失，需赔偿金额10元/项从工资中扣除； C类：C类物品为会议室、培训室等使用物品，行政部统一做好领用登记配置至相应地点； D类：D类物品为不常用耗品，业务部门组长及以上人员以及职能部门人员如有需求，在行政部登记后领取； E类：E类物品为日用耗品，由行政部保管并做好使用登记（有些职场没有E类物品，则忽略此项）。
- 办公文具、日用品管理流程
- Step7：行政部登记台账；Step8：行政部每月月底将台账汇总归档，并将电子档案上传至公盘。【备注】：如办公文具、日用品管理人员需要领用，需办公文具、日用品监督人员进行签字确认。
- 办公文具、日用品管理流程
- 重庆职场：孙攀 pan.sun@xinmzc.com武汉职场：李佳 jia.li@xinmzc.com长沙职场：范曙光 shuguang.fan@xinmzc.com天津职场：高元新 yuanxin.gao@xinmzc.com
- 信盟各职场行政负责人
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