IT FOCUS信息化期刊
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- 主办单位：信息管理部
- 2017年12月
- 聚焦信息化
- IT FOUCS
- 移动电子图档查阅系统（1.0）成果发布及应用指南
- 本期焦点
- 编目电子档案+低成本一体式NAS云存储。快速实现手机端工程图档查阅利用，满足一线抢维修施工现场调阅图档需求。
- 成果概述
- 企业内部云存储，打通手机端、PC端应用通道，实现移动应用。
- 涵盖所有竣工资料，手机APP在线查阅，无须调用其他软件，少量关键词筛选，两步直达结果。
- 内容全，操作简便
- 云存储，随时可用
- 在没有复杂与高投入GIS系统的前提下，1万元以内满足现场档案调取需求
- 低成本，低复杂度
- 菜单
年度档案调阅次数：
工程档案：2880卷
设备档案：409
电话查询：2304次
- 自2009年，公司对所有文书和科技档案做数字化处理，共形成20万卷档案，30万份电子文件。
互联网技术普及
移动网络提速降费
手机功能日益强大
业务单位需求急迫
数据基础
硬件及技术基础
- 开发背景
方便后期现场应用，推进前期工程全电子化流转。工程档案归档即开通移动电子版查阅，
- 1、实现一线抢维修人员在现场对所需工程图档资料的快捷查阅
- 2、推动实现工程图档资料从设计开始到竣工各环节的全电子化流转。
已录入管线电子图档1225卷，3万卷，开通终端数130部，实现了管网部纸质档案信息零查询。
一线使用单位反馈，现场所需资料分类规范，使用简单、便捷，可随时随地查阅图档。’
- 成果应用效果
在实现移动电子图档查阅的基础上，利用云存储功能。开通授权控制下的会议资料移动端共享、各部门内部资料共享。
根据竣工资料登记的设施坐标，结合现场GPS定位，在不需要GIS系统的情况下，也能满足设施查找定位业务的需要。
- 4、扩展应用：会议资料共享，各部门内部文件共享存储。
通过现场调阅图档资料并与现场实际情况比对，促进形成管网资料的不准确内容反馈与动态更新。
- 3、促进形成现场查验与档案资料不符时的改进闭环。
- 成果应用效果
- 步骤一：图档电子化
- 广泛收集问题与建议，选取重点业务岗位赴一线岗位实地跟踪、现场沟通与解决问题，持续优化功能与应用管理措施。
- 步骤五：区域推广
- 分批推广与应用，稳定后在区域公司内进行推广应用，提高区域成员公司现场管理能力。
- 步骤三：召开功能启用会
- 步骤四：运行管理
- 建立竣工资料的纸质与电子文件同步归档机制，开展前期纸质档案的数字化处理。
- 1、 编目电子档案资料2、 部署企业小型云存储设备3、开通账号并组织内部使用培训
- 步骤二：部署与准备
- 召开功能启用会，通过管理层的重视形成应用闭环，促进各类工程资料与文档的规范化归档与有效应用。
- 成果应用步骤
- 分批对存档的纸质图档按纸质档案数字化技术规范进行全量数字化处理。
- 原图档分批数字化
- 新工程直接生产电子版竣工资料
- 下发标准与规范，要求所有新工程竣工时纸质资料与同版电子文件同步移交归档。
- 《纸质档案数字化技术规范》
- 《电子文件归档与管理规范》
- 步骤一：图档数字化
- 成果应用步骤
- 2、编目并导入电子档案
- 1、部署小型一体式云存储设备
- 3、开通账号、内部培训、明确流程
- 在前期持续数字化基础上，自力更生，完成1225卷、3万多件道路工程档案转换入库工作。
- 价格从1xxx元到7xxx元，根据需求容量配备存储硬盘并可后续增加。
- 步骤二：部署与准备
- 成果应用步骤
- 组织召开功能启用会，在管理层中一对一培训并安装应用APP，带动整体应用。通过一线岗位有效应用及管理层重视强化推动，促进工程竣工资料的规范化及纸质与电子文件“双轨制”归档的执行。
- 步骤三：召开功能启用会
- 成果应用步骤
- 步骤四：运行管理
- 广泛收集应用中产生问题反馈与应用建议，通过下一线、实地跟踪、现场解决的方式选取重点业务岗位跟进实际应用，持续优化应用功能技术与应用管理措施。
- 成果应用步骤
- 成果应用步骤
- 区域成员公司技术与管理力量相对薄弱，可以共享利用区域中心公司技术与管理资源，统一规范化管理工程竣工资料并共享移动电子图档查阅系统，扩大成果应用范围。
- 步骤五：区域推广
- 企业云存储设备：建议中等规模选用3000~4000元型号，并按需求容量配备硬盘，建议启用硬盘容错RAID技术增加数据安全性。管理员需作好存储设备、网络运维，定期检查存储空间及网络资源占用情况。
- 成果进行利用时需要投入小型云存储设备、图档数字化相关费用。
- 现有纸质图档数字化处理：2000卷规模约10万元。新工程竣工电子文件归档：纳入工程建设合同约定。
- 硬盘扩容：
- 成果利用日常运行费用说明
- office在线写作办公
- 音视频资料在线播放
- 各部门内部文件共享
- 会议资料的集中存储与便捷查阅
- 支持office文档、表格多人共享、协同在线编辑。
- 可在计算机、移动设备上查看企业宣传视频、通用培训视频。
- 双击此处进行编辑
- 开通各部门内部文件共享云存储空间，供各部门内部资料共享。
- 开通内部各类较大范围工作会议资料共享，按授权范围共享利用
- 可拓展功能
- 云存储服务器、账户管理：信息管理部马路遥
- 移动电子图档查阅硬件及软件应用：信息管理部雷波
- 档案管理、数字化处理：信息管理部档案室刘延妍
- 移动图档查询系统成果应用支撑
- 信息部全体员工祝大家
皖公网安备 34010402701575号
